Twee weken geleden sprak ik met een businesscoach die vertelde over haar allereerste VA. Deze VA vond het moeilijk om te factureren en deed het daarom ook niet. Pas na een half jaar stuurde ze de eerste factuur. Voor 6 maanden tegelijk.
Natuurlijk hou je daar als ondernemer rekening mee. Je weet dat je je VA nog moet betalen. Maar je schrikt je het apelazarus als er ineens een factuur van 6 maanden tegelijk komt. Als ik naar mezelf kijk, met mijn kleinste pakket zou je dat niet met 3000 euro betalen. En dan heb ik het nog niet eens over de btw, die komt er nog bij. Kortom: je valt bijna van je stoel als je ineens zo’n factuur krijgt. En de VA was vervolgens ook nog eens verbaasd dat de businesscoach geen haast had om de factuur te betalen. Nee, natuurlijk niet. Jij geen haast, ik ook geen haast.
Wat is er aan de hand?
Allereerst is het natuurlijk de vraag waarom je dat doet? Waarom durf je niet te factureren? Heeft dat te maken met eigenwaarde, dat je jezelf niet goed genoeg vindt om meteen vanaf de eerste maand te factureren? Is het een vorm van laksheid? Dat je niet de tijd neemt om je administratie bij te werken. Dat kan echt niet als ondernemer. Het is vragen om problemen, want ieder kwartaal moet je wel een btw-aangifte verzorgen. Ik kan me voorstellen dat alleen bij die gedachte het zweet meteen uitbreekt, want dat wordt een hele klus als je zulke achterstanden oploopt.
Wat dat betreft heb ik de tactiek van Femke Hogema overgenomen: ik besteed iedere dag 1 minuut en iedere week een half uur aan mijn administratie. Natuurlijk kan je dit niet letterlijk nemen, maar het is een hele goede inschatting. Wat doe je in die tijd?
- Iedere dag verzamel je de ontvangen facturen in het mapje ‘nog te verwerken’. Als je een boekhoudpakket hebt waar je heel eenvoudig je facturen naar kunt mailen en je bonnetjes in kunt scannen, dan zou ik dat doen. Doe er verder nog niks mee, maar zorg dat alles op 1 plek staat. Dat maakt dat je je administratie op een vast moment kunt verwerken, terwijl je weet dat je niks maar dan ook niks mist. Je hebt namelijk iedere dag alle bonnetjes en facturen op de juiste plek opgeborgen.
- 1x per week verwerk je de openstaande posten in je boekhouding. Dan boek je je facturen en bonnetjes ook daadwerkelijk in. Je verwerkt meteen je dagafschriften (die laat je natuurlijk automatisch inlezen in je boekhoudpakket). En je voert de te betalen facturen in bij je bank.
- Wat je tijdens het half uur per week ook doet is kijken welke facturen jij nog te versturen hebt en die maak je ook direct. Hoe langer jij wacht met factureren hoe langer het duurt voordat jouw klanten je betalen.
- Tenslotte bekijk je de openstaande posten. Zijn er facturen verlopen (dus hadden deze eigenlijk al betaald moeten zijn)? Stuur dan een vriendelijk doch dringend verzoek tot betaling. Je staat er van verbaasd hoeveel facturen ‘kwijt’ raken. Voornamelijk omdat deze ondernemers bovenstaande techniek nog niet kennen. Een vriendelijke reminder doet wonderen.
Hoe doe ik het zelf?
Voor mijn vaste klanten factureer ik altijd op de 1e van de maand. Altijd. Zelfs als ik met vakantie ben en de 1e van de maand valt in mijn vakantie. Dan maak ik voor de vakantie mijn facturen aan en zorg ik dat ik ze in mijn vakantie alleen nog hoef te verzenden. Er zijn ook e-mailprogramma’s waarin je je mails kunt inplannen voor een latere datum. Of gebruik je autoresponder. Wat je ook doet, zorg dat je cashflow blijft houden, dat is jouw levenslijn als ondernemer en hoe suf is het als jij eigenlijk degene bent die je eigen levenslijn ondermijnt.
Extra tip
Bouw een team om je heen en zorg dat iemand anders jouw administratie en de aanmaningen voor je verzorgt. Zelf heb je vaak een goede band met je klanten. Jij bent die toffe peer of die lieve meid die het allemaal wel goed vindt. Jouw team niet, jouw team zorgt ervoor dat je professioneel een zakelijk overkomt. Die professionals moeten betaald worden, dus het is niet meer dan logisch dat de rekeningen voldaan moeten worden.
Ik ben erg benieuwd: is jouw administratie op orde en heb je een vast ritme waarmee je ervoor zorgt dat je boekhouding nooit heel veel tijd kost? Of zijn jouw financiën een molensteen om je nek? Hoe zou het voor je zijn als je eindelijk rust zou vinden in je financiën, zodat je direct veel meer ruimte voelt om creatiever te ondernemen? Ik kan je helpen, neem contact met me op, dan bespreken we de mogelijkheden.
Hartelijke groet,
Liesbeth