Als je start als online ondernemer dan is meestal je eerste vraag op het gebied van financiën ‘heb ik een zakelijke rekening nodig of kan ik ook gewoon van mijn privé-rekening gebruik maken?’ Daar komt direct de gedachte bij ‘voor een zakelijke rekening moet ik nog betalen ook.’ Toen ik met mijn bedrijf startte heb ik wel direct een zakelijke rekening geopend, maar eentje vond ik voorlopig genoeg. Op die ene rekening kwamen alle ontvangsten binnen en van diezelfde rekening betaalde ik ook alle inkomende facturen. Denk bijvoorbeeld aan de belastingdienst, mijn salaris, kosten en natuurlijk wil je ook een buffer houden.
Op een bepaald moment staat er dan best veel geld op die rekening. Laten we zeggen 15.000 euro. Je begint meteen te twijfelen, want hoeveel moet je nu laten staan om de belastingaanslagen te kunnen betalen? Hoeveel kosten kan je maken? Hoeveel salaris is reëel? Ik had geen idee.
Toen las ik het boek Profit First van Mike Michalowicz en Femke Hogema en daarin vond ik mijn antwoord: verdeel je geld over verschillende rekeningen die allemaal hun eigen doel hebben. Aha, ik had dus niet maar 1 rekening nodig, maar meerdere. Daar heb ik meteen een goede en goedkope oplossing voor gevonden. Bij KNAB mag je zoveel zakelijke rekeningen aanmaken als je maar wilt voor maar 6 euro per maand. Ideaal, meteen gedaan.
Wil je nu meteen weten of de Profit First Methode voor jou werkt? De goedkoopste, makkelijkste en slimste manier om te starten is door het Profit First boek te lezen. Ben je er dan van overtuigd dat jij wilt starten, maar loop je nog tegen dingen aan waar je niet van weet hoe dat voor jou kan werken? Check dan de online training over Profit First.
- De Profit First Methode, wat is dat?
- Profit First methode Knab, welke rekeningen heb je nodig?
- Hoe werkt Profit First?
- De Profit First methode, wat doe je iedere maand?
- Vervolgens maak ik de volgende verdeling:
- Profit First percentages Nederland, van het overblijvende bedrag maak ik over:
- De Profit First methode, wat doe je ieder kwartaal?
- Wat levert Profit First je op?
- No Worries
- Profit First gebruiken als financiële planning
- Profit First review. Ervaringen uit de eerste hand, waarom ik zo graag met deze methode werk
- Extra Profit First tip
- Veelgestelde vragen over de Profit First methode
- Een korte voetnoot bij mijn artikel over de Profit First Methode
De Profit First Methode, wat is dat?
Profit First is een methode om je geldstromen te managen. Het is dus geen boekhoudprogramma en het heeft eigenlijk ook niets met boekhouden te maken. Het gaat erom dat je je geld zo gaat verdelen dat je inzicht krijgt en rust. Rust omdat je wéét hoeveel geld je waarvoor kunt gebruiken. En dat je dus ook weet wanneer je geen geld meer kunt uitgeven. Profit First geeft je dus ook duidelijkheid.
Hoe? Door verschillende ‘potjes’ te maken op verschillende bankrekeningen. Daardoor heb je in één oogopslag duidelijk hoe je ervoor staat. Je hoeft alleen maar je bankapp te openen en naar de saldo’s van de verschillende rekeningen te kijken.
Waar Profit First je ook bij helpt is om een buffer op te bouwen. Kijk maar eens wat er gebeurde in de corona-tijd. Toen hadden een hoop ondernemers die buffer keihard nodig. In de Profit First Methode (die niet voor niks PROFIT first heet) maak je gebruik van een winstrekening. Iedere maand stort je een bepaald percentage van je ontvangsten op die rekening. En dat is minimaal 1%. Want, zoals Femke Hogema heel terecht zegt ‘als jij je bedrijf niet kunt laten draaien op 99% van wat er aan geld binnenkomt, dan ben je een ramp in wording’. Dus zet je winst apart en zorg dat je een buffer aanlegt.
Profit First methode Knab, welke rekeningen heb je nodig?
Als je Profit First volledig wilt invoeren in je bedrijf heb je 7 rekeningen nodig, namelijk:
- Ontvangsten (betaalrekening, dit rekeningnummer staat op mijn facturen en mijn klanten betalen me dus op deze rekening)
- Winst (betaalrekening)
- Belasting (betaalrekening)
- Salaris (betaalrekening)
- Kosten (betaalrekening)
- Winst aanhouden (spaarrekening)
- Belasting aanhouden (spaarrekening)
Hoe werkt Profit First?
De Profit First methode, wat doe je iedere maand?
De betalingen van de facturen die jij naar jouw klanten stuurt komen binnen op je ontvangstenrekening. Iedere maand verdeel je je ontvangsten volgens een vaste verdeling over de verschillende rekeningen. Wat die verdeling precies is hangt helemaal af van jouw persoonlijke situatie. Geen nood, hieronder vertel ik je over een fantastische shortcut.
Iedere maand maak ik gebruik van een vaste verdeling. Op de 1e van de maand kijk ik naar het saldo op de ontvangstenrekening. Het bedrag dat op dat moment op de rekening staat, verdeel ik. Dus: stel dat ik 10.000 euro aan te ontvangen facturen open heb staan, maar er is maar 1.000 euro betaald, dan kan ik slechts 1.000 euro verdelen. Het gaat dus altijd om echt geld, het bedrag dat daadwerkelijk op de ontvangsten-rekening staat.
Vervolgens maak ik de volgende verdeling:
Ik maak het daadwerkelijke bedrag te betalen btw over naar de belastingrekening. Dat kan ik heel eenvoudig zien in mijn boekhoudpakket hoeveel dat in de afgelopen maand was. Door naar het rapport ‘btw-overzicht‘ te gaan en te kijken hoe veel btw ik over de afgelopen maand moet betalen.
Profit First percentages Nederland, van het overblijvende bedrag maak ik over:
- 5% naar de winstrekening (de betaalrekening)
- 10% naar de belastingrekening (de betaalrekening)
- 55% naar salaris
- 30% naar kosten
(Deze percentages kunnen voor iedere ondernemer verschillend zijn. Het hangt af van hoeveel omzet je hebt en hoeveel fiscale winst je maakt. Weet dat dit slechts een richtlijn is. Je belastingadviseur kan je precies vertellen welke bedragen het moeten zijn. Hang me er dus niet aan op, dit zijn slechts de percentages die ik zelf gebruik.)
Voor de belasting is mijn doel hierbij is om goed genoeg in de richting te schieten. Je kunt proberen om op de cent nauwkeurig te berekenen hoeveel belasting je moet reserveren, maar ik ben al heel blij als het goed genoeg is. Stel dat je een blauwe envelop krijgt en je moet 17.000 euro betalen terwijl je niks hebt gereserveerd. Dan schrik je je een ongeluk. Heb je echter 15.000 euro op je belastingrekening staan dan ben je er al een heel eind toch? En dan weet je ook dat je volgend jaar waarschijnlijk iets meer moet reserveren.
Door deze bedragen zo te verdelen en direct over te storten op de juiste rekeningen, zie je exact hoeveel salaris je jezelf uit kan keren en welk bedrag je nog te besteden hebt voor je kosten.
En misschien heb je nu meteen een vraag: waarom ik nog een salarisrekening heb, want dat geld stort je toch direct over naar je privérekening? Ja, helemaal waar. Maar ik wil voorkomen dat ik mezelf iedere maand een ander bedrag uitbetaal. Als ik een keer een mindere maand heb, stort ik toch mijn vaste maandbedrag naar mezelf. En als ik een topmaand heb dan stort ik ook gewoon mijn vaste bedrag. Het is dus een pot waaruit ik gemiddeld mijn vaste salaris kan betalen.
De Profit First methode, wat doe je ieder kwartaal?
Als het kwartaal voorbij is, is het feest. Ja echt! Want je gaat namelijk 3 dingen doen:
- Je doet kwartaalaangifte voor de btw en het bedrag dat je aan btw door moet storten aan de belastingdienst maak je over. Wat er dan overblijft op je belastingrekening (de betaalrekening) stort je over naar je belasting spaarrekening. Dat geld mag blijven staan totdat je aangifte inkomstenbelasting doet (en daardoor hoef je volgend jaar dus ook niet bang te zijn voor de beruchte blauwe envelop).
- Je berekent wat je in het afgelopen kwartaal op je winstrekening (de betaalrekening) hebt gestort en je boekt DE HELFT van dit totaalbedrag over naar je winst spaarrekening.
- Yes, er blijft nu een bedrag over op je winst betaalrekening. En dat mag je verbrassen. Daar mag je mee feesten. Dat is jouw extra beloning voor het feit dat je ondernemer bent. Dat jij een eigen bedrijf hebt waarin je je eigen broek op moet houden en waar jij alle risico voor loopt. Dat mag beloond worden en dat doe je door jezelf te trakteren van de winst. Is het weinig dan kan je misschien om een ijsje, maar ik ken ondernemers die aan het eind van het kwartaal gewoon naar Euro Disney kunnen met het hele gezin. En dat voelt goed!
Wat levert Profit First je op?
Wat Profit First je dus oplevert? Overzicht! Je kent je belangrijkste cijfers en op je bankrekening zie je precies hoe ver je polsstok reikt. Want als je kostenrekening leeg is en je hebt nog facturen die betaald moeten worden dan sta je voor een beslissing. Ga je het percentage dat je overstort naar je kostenrekening verhogen of ga je snijden in je kosten?
En nee, het percentage voor je kostenrekening verhogen is niet de makkelijke keuze. Want dit gaat direct ten koste van het percentage dat je naar je salarisrekening stort. Andere opties zijn er in feite niet. Lenen (of zelfs stelen) van de belastingdienst is niet handig en je wilt je buffer voor moeilijke tijden ook in ere houden toch? Dus het gaat ten koste van salaris en is dat wat je wilt? Is dat wat die extra kosten je waard zijn?
Jij bent de baas, jij staat aan het roer, dus jij beslist. Maar je beslist nu in ieder geval op basis van feiten.
No Worries
Wees niet bang, ik heb al verschillende ondernemers gesproken die geld verdelen maar eng vonden. Het is niet eng, de bankrekeningen die je opent zijn allemaal van jou. Het enige wat je doet is al je geld niet meer op één grote bankrekening laten staan, maar het geld verdelen over verschillende rekeningen. Rekeningen die allemaal een ander doel hebben.
Als het niet werkt of als het voor jou niet fijn voelt, dan haal je alle rekeningen weer leeg. Dan stort je het geld over naar die ene rekening die je over wilt houden en hef je alle andere rekeningen weer op. Klaar. Maar ik voorspel je: dat ga je niet doen. Als je eenmaal ervaren hebt hoe fijn het is om overzicht te hebben, dan laat je dat niet meer gaan.
Profit First gebruiken als financiële planning
Je kunt ook andersom redeneren. Want stel dat je weet dat je 15.000 euro kosten gaat maken in een jaar (dat denk je in ieder geval). Hoeveel omzet zou je dan moeten maken? In mijn geval (kostenpercentage 30%): 30% van x = 15.000, dus dan zou je een omzet moeten maken van 50.000 euro. Dan is de volgende vraag, hoe ga je die 50.000 euro omzet halen? Hoeveel klanten heb je daarvoor nodig? Wat moet je daarvoor doen?
Of je wilt een bepaald salaris, bijvoorbeeld 1500 euro per maand. Per jaar is dat 18.000 euro. Hoeveel omzet heb je dan nodig? In mijn geval (salarispercentage van 55%) 55% van y = 18.000. Kortom: tussen de 32.000 en 33.000 euro per jaar. Hoe ga je dat bereiken? Teruggerekend naar maanden is het een omzet van een kleine 3000 euro per maand, dus 800 euro per week.
Als je deze wensen weet, weet je wat je nodig hebt en kan je daar een plan op maken. Als ik 3000 euro omzet per maand wil, dan moet ik minimaal x keer product (of dienst) A verkopen, of y keer product of dienst B.
Profit First review. Ervaringen uit de eerste hand, waarom ik zo graag met deze methode werk
Mijn boekhouder is niet direct gelukkig met mijn manier van werken. Eigenlijk vindt hij het onnodig om het zo te doen. Het helpt mij echter enorm om verschillende potjes te hebben en het maakt ook dat ik heel makkelijk gefundeerde beslissingen kan maken.
Als mijn kostenpot leeg is, dan kan ik dus geen trainingen meer kopen. Of die nieuwe Mac moet ik echt even in de winkel laten staan. Wil ik dat wel, dan zal ik moeten sparen en dat doe ik dan ook. Maar ik kom niet in de verleiding om uit een andere pot te ‘stelen’ omdat ik weet dat dat geld niet voor niks in die andere pot zit.
Er zit trouwens altijd rek in mijn potten, door de rekening ‘winst aanhouden’. Het geld in die pot kan ik eventueel gebruiken voor investeringen, maar liefst niet voor gewone kosten.
Zo houd ik mijn financiële overzicht en weet ik precies waar ik sta en wat ik wel en wat ik niet kan.
Extra Profit First tip
Maak jezelf niet gek. Als jij ziet dat je kosten te hoog zijn, kan je niet zomaar je kosten door de helft kappen. Dat gaat gewoon niet. Maak een realistisch plan om bij je gewenste percentages te komen, zonder dat je failliet gaat! Hint: dat is dus stapje voor stapje naar je doel toe werken.
Daarom nog een extra tip van mij: met het verhaal dat ik hierboven geschreven heb kan je al prima aan de slag met Profit First. Maar de Profit First methode kan je nog zoveel meer opleveren. Femke Hogema heeft er een online training voor gemaakt waarin je onder andere leert om je eigen Profit First percentage te berekenen. Lees even mee met wat deze training jou verder oplevert:
Veelgestelde vragen over de Profit First methode
Ik krijg veel vragen over de Profit First methode en daarom geef ik hieronder antwoord op de meestgestelde vragen.
De Profit First methode, laat ik beginnen met wat het niet is. Profit First is GEEN boekhoudprogramma of methode om te boekhouden. Profit First is een methode om de geldstromen binnen je bedrijf te managen.
Waar moet je dan aan denken als ik het over geldstromen hebt? Er komt geld binnen en je geeft geld uit en voor het geld dat je uitgeeft zijn er eigenlijk maar een paar smaken. Of het is geld dat je verschuldigd bent aan de belastingdienst, of het is je eigen salaris, of het is geld voor andere mensen/ondernemers (dus je kosten). En... heel belangrijk: je wilt een buffer aanleggen.
Die buffer noemen we in de Profit First methode winst (PROFIT first), maar die winst heeft níéts te maken met je fiscale winst. NIETS. Het is gewoon een bedrag dat je opzij zet voor moeilijkere tijden. En terwijl je fiscale winst hoog kan zijn terwijl je er op je bankrekening feitelijk niks van terugziet, is deze winst wel degelijk zichtbaar.
Je opent namelijk meerdere bankrekeningen en iedere maand (of zo vaak het voor jou goed voelt) verdeel je je ontvangsten over de rekeningen winst, belasting, salaris en kosten.
Wat is er nu zo mooi aan de Profit First methode: dat je je bankapp maar hoeft te openen om te zien hoeveel geld je in 'jouw potjes' hebt zitten. Je wéét hoeveel geld je klaar hebt staan om blauwe enveloppen op te vangen. Je wéét welke buffer je hebt (winst). Je wéét hoeveel salaris je jezelf uit kunt keren. En dan blijft er een bedrag over en dat zit in je kostenpot. Daar zul je het mee moeten doen.
Dit is meteen een denkfout, want er zijn geen Profit First percentages voor Nederland. In ieder geval geen percentages die voor iedere ondernemer in Nederland standaard gelden. In het boek over Profit First staan wel tabellen die gelden voor bepaalde categorieën van omzet, maar de percentages die je hanteert zijn en blijven persoonlijk.
Ik heb de percentages die ik gebruik al gedeeld en ik deel ze met liefde nog een keer, maar het is niet gezegd dat deze percentages ook kloppen voor jou.
- Winst: 5%
- Belastingdienst: 10% (dit gaat alleen over de Inkomstenbelasting en niet over de Omzetbelasting. De omzetbelasting maak ik apart over en daarna verdeel ik het overgebleven bedrag volgens de percentages die ik hier noem.)
- Salaris: 55%
- Kosten: 30%
Wil jij weten wat de percentages zijn die voor jou gelden? Je kunt ze vinden in het Profit First boek. Wil je meer aan de hand genomen worden en uitleg krijgen van Femke Hogema zelf (dé Profit First professional in Nederland) dan kun je haar online training aanschaffen.
De Profit First Methode en Knab hebben eigenlijk helemaal niks met elkaar te maken. En toch ook wel. Wat is er namelijk aan de hand? Als je Profit First echt goed toe wilt passen dan heb je 7 bankrekeningen nodig. Bij de grootbanken betekent dat dat je voor iedere rekening bankkosten moet betalen en dat gaat voor 7 bankrekeningen aardig in de papieren lopen.
Daarom heb ik voor Knab gekozen, want daar mag je namelijk zo veel rekeningen openen als je maar wilt en dat allemaal voor een vast bedrag. Op moment van schrijven is het maandbedrag net van 6 euro per maand naar 7 euro per maand gegaan. Maar dat is nog steeds goedkoop als je het vergelijkt met andere banken (en je neemt daarin mee dat je dus 7 rekeningen nodig hebt).
Bunq schijnt ook een goede optie te zijn, maar ik heb dus voor Knab gekozen. Mede ook omdat Knab zo lekker koppelt met mijn boekhoudpakket (Moneybird) en omdat het daardoor voor mij ook geen bal uitmaakt dat ik 7 bankrekeningen heb. Alle boekingen gaan automatisch en of ik nu 1 of 7 rekeningen heb, het kost mij bijna net net zo veel werk.
Voor mij is het duidelijk, ik ben een paar jaar geleden begonnen met Profit First en ik ga er nooit meer mee stoppen. Ja, het is af en toe iets meer werk. Bijvoorbeeld iedere maand je ontvangsten verdelen over de verschillende potjes. En per kwartaal doe je ook nog een paar acties. Maar dat werk valt in het niets bij de rust, het overzicht en de vrijheid die het me geeft.
Ik hoef eigenlijk niet na te denken of iets wel of niet kan. Ik zíé het meteen op mijn bankrekeningen. En heel eerlijk: als ik zie dat mijn kostenrekening bijna leeg is, dan geeft dat me rust. Dan weet ik dat ik even niks kan en op dat moment laat ik de stroom aan aanbiedingen die ik dagelijks ontvang ook heel makkelijk aan me voorbijgaan. Ik kan het op dat moment niet betalen en ik laat het ook meteen los.
Inmiddels zijn er behoorlijk wat ondernemers in Nederland die met de Profit First Methode werken en ik weet dat zij er blij mee zijn. Ik zou zeggen 'probeer het ook, je hebt niks te verliezen'. In het ergste geval open je 7 bankrekeningen, vind je het vervolgens toch niks en hef je de 6 bankrekeningen die je niet meer wilt gebruiken weer op. Ik geloof oprecht dat je daar niet voor gaat kiezen als je de Profit First methode echt geprobeerd hebt.
Als je met Profit First aan de slag gaat heb je 7 bankrekeningen nodig. Welke dat zijn:
- Ontvangsten
- Winst
- Belasting
- Salaris
- Kosten
De 5 rekeningen hierboven zijn allemaal betaalrekeningen.
- Belasting aanhouden
- Winst aanhouden
De 2 rekeningen hierboven zijn spaarrekeningen.
Waarom je deze rekeningen allemaal nodig hebt kun je lezen in het Profit First boek of je kunt de uitgebreide uitleg bekijken en beluisteren in de online training.
Yep, de Profit First methode heeft zeker nadelen.
- Je boekhouder denkt waarschijnlijk dat je een gaatje in je hoofd hebt. Hoeveel bankrekeningen? Waarom? Dat kun je ook allemaal met een spreadsheet en je Balans en Winst & Verlies rekeningen! En dat is helemaal waar. Als je boekhouder bent dan kun je dat. Maar wij zijn ondernemers en we hebben wel andere dingen te doen dan boekhouder zijn. Wij willen direct overzicht. Wij willen rust en wij willen NU zien waar we aan toe zijn.
- Het is extra werk, dat kan niemand ontkennen. Als je de Profit First methode echt toepast dan ga je je geld verdienen en moet je dus even gaan zitten om de bedragen uit te rekenen en ze ook daadwerkelijk over te maken. Je krijgt meerdere bankrekeningen en dat betekent ook dat je niet maar 1 bankrekening bij hoeft te werken, het zijn er 7. Dat laatste los je trouwens heel makkelijk op met de bankenkoppeling tussen je bank en je boekhoudpakket.
Is het Profit First boek voldoende om op een goede manier te starten met Profit First? Voor mij was dat het wel. Ik heb het boek gelezen en ik zag meteen dat de methode me zo zou gaan helpen. Ik heb ook meteen besloten dat ik de standaard werkwijze (bijvoorbeeld de percentages) uit het boek zou gaan gebruiken en dat doe ik nu nog steeds.
Maar ik wil ook eerlijk zijn, ik liep ook tegen zaken aan waar ik niet zo goed mee uit de voeten kon. Bijvoorbeeld hoe ik snel en handig kon berekenen wat ik nu precies maandelijks over ga boeken als ik mijn geld verdeel. Daarom was ik ontzettend blij met de online training, waarin templates gedeeld worden. Dat maakte mijn Profit First leven wel een stuk makkelijker.
Dus ja, ik zou het boek zeker adviseren om te lezen voordat je begint met Profit First. Ik zou vervolgens kijken hoe ver ik zelf kom. Lukt het, perfect dan was het aanschaffen van het Profit First boek voldoende. Lukt het niet, dan zou ik de online Profit First training erbij aanschaffen. De investering van € 197,- (excl. btw) heb je binnen no-time terugverdiend.
Heb je eerst een training nodig om met Profit First te kunnen starten? Nee hoor. Als ik jou was zou ik starten met het lezen van het Profit First boek. Ik kwam daarmee zelf al een heel eind. En als je vervolgens denkt dat je meer nodig hebt (bijvoorbeeld handige templates en meer uitleg over hoe je een gezondheidscheck kunt doen) dan kun je altijd nog een Profit First training aanschaffen. Het mooie is, dat kan gewoon online.
Het kan een heel goed idee zijn om een Profit First Professional in te schakelen. Zo'n Profit First Coach helpt je (indien nodig) bij de inrichting van het Profit First systeem, bij het bepalen van je percentages en bij het sturen op je cijfers. Want naast dat Profit First je overzicht geeft, kun je de methode ook gebruiken om op te sturen binnen je bedrijf.
Zeker als je als ondernemer de startfase ontgroeid bent, kan het een heel goed idee zijn om professionele begeleiding in te schakelen.
Waar je ook begeleiding bij nodig kunt hebben is het volgende: met het boek en met de online training kun je de percentages bepalen die je naar de verschillende rekeningen over wilt maken. Maar KUN je het ook? Om een voorbeeld te geven: stel dat je nu 60% van je ontvangsten uitgeeft aan kosten en je hebt als gewenste percentage 30% naar kosten, kun je dat nu zomaar meteen aanpassen? Het antwoord is zeer waarschijnlijk NEE. Gaat je bedrijf waarschijnlijk direct kapot en dat wil je niet. Nee, je wilt een plan maken om op een gezonde manier naar die 30% te gaan. En daar kan een Profit First Professional je uitstekend bij helpen.
Ik heb het hier al eerder verteld, maar mijn boekhouder dacht dat ik een gaatje in mijn hoofd had dat ik met Profit First (en vooral met 7 bankrekeningen) ging werken. Mijn boekhouder ziet inmiddels hoeveel het me oplevert en ik hoor haar er niet meer over. Sterker nog, ze is inmiddels ook fan van mijn boekhoudpakket Moneybird.
Maar helaas gaat dat niet bij iedere boekhouder zo. Ik hoor ook verhalen van boekhouders die tegen blijven sputteren. Wil je daar dan bij blijven? Maar waar vind je een Profit First boekhouder? Ik zou hier beginnen, want Profit First Professionals zijn vaak zelf ook boekhouder. En als ze het niet zijn, dan weten ze heel goed welke boekhouder bij jou zou passen.
Een korte voetnoot bij mijn artikel over de Profit First Methode
De tips die ik deel op onlinebusinessbouwer.nl werken voor mij en ik heb natuurlijk ook gecheckt of er meer mensen enthousiast zijn over de producten en diensten waar ik over schrijf. Maar ik kan natuurlijk geen goede resultaten garanderen, dat hangt ook van jouw eigen inspanningen en motivatie af. Ik zou zeggen ‘go for it!’
PS: Meer weten over manieren van online geld verdienen? Bekijk dan mijn uitgebreide blog over online geld verdienen.