Moneybird, review en aanbeveling

Als online ondernemer ben je verplicht om voor de de btw een administratie bij te houden en die te bewaren in een voor de belastingdienst controleerbare boekhouding. Dikke kans dat economie, handelskennis en boekhouden niet je favoriete vakken waren op de middelbare school. Of dat je die vakken wel leuk vond, maar dat het nu toch wel ver weggezakt is. Daar heeft de belastingdienst overigens geen boodschap aan en de verplichting blijft om een administratie te voeren als je (online) ondernemer bent.

Maak het jezelf gemakkelijk en zorg dat je zelf je boekhouding bij kunt houden en te allen tijde inzicht hebt in de stand van zaken nu. Wat heb je daarvoor nodig? Een boekhoudpakket dat je snel eigen kan maken en waar je makkelijk mee kunt werken. Voor mij is dat Moneybird.

Wat is Moneybird?

Moneybird is een boekhoudpakket. De belangrijkste pijlers van een boekhoudpakket zijn de inkoopfacturen, de verkoopfacturen en de bank. En het is de bedoeling dat alles op de juiste manier aan elkaar gelinkt wordt, of in boekhoudtermen ‘gematcht of afgeletterd’ wordt. Wat houdt dat in? Heel kort door de bocht: voor alle bankboekingen moet of een inkoopfactuur of een verkoopfactuur in de boekhouding zitten en die posten moeten aan elkaar gekoppeld worden. Blijven er aan het eind inkoopfacturen, verkoopfacturen of bankboekingen open staan, die je dus niet kon koppelen, dan moet je daar een verklaring voor hebben.

Vaak is die verklaring er ook. Als jij een inkomende factuur nog niet hebt betaald, dan is het logisch dat er nog geen bankboeking voor die factuur is. Als jij iemand een factuur hebt gestuurd en die is nog niet betaald, zelfde verklaring. Het kan ook zijn dat je iets hebt betaald waar je nooit een bonnetje voor hebt gekregen. Ook dan is het logisch dat die post open blijft staan op de bank.

Wat het mooie is aan Moneybird is dat Moneybird werkt met kleuren. Rood is alarm. Dan is een factuur verlopen. Bruin/geel betekent dat een factuur nog openstaat maar wel binnen de geldende betalingstermijn blijft. En groen is hoera! Als je bij je inkomende facturen, je uitgaande facturen en je bank alleen maar groene blokjes ziet dan is het feest. Dan heb je alles gekoppeld en ben je voor nu klaar.

Wat kost Moneybird?

Moneybird neemt mij ongelofelijk veel werk uit handen. Ik heb namelijk heel lang lopen klooien met Excel-bestanden. Dat mag ook van de belastingdienst, maar daar was ik me toch veel tijd mee kwijt. Als ik alleen al de tijdsbesparing reken, dan zeg ik dat Moneybird wat mij betreft spotgoedkoop is.

Wat betaal je voor Moneybird?

Sowieso krijg je een proefperiode van 60 dagen (wacht even, want helemaal onderaan dit artikel mag ik je nog een veel mooier aanbod doen). Het goedkoopste abonnement is € 12,- per maand en daarvoor mag je heel veel dingen onbeperkt, behalve banktransacties verwerken. Dat is maximaal 20 boekingen per maand. Voor jouw beeld: ik red het net met 20 transacties per maand, want kruisposten (overboekingen tussen je bankrekeningen bijvoorbeeld) tellen gelukkig niet mee.

Voor € 21,- per maand krijg je heel veel onbeperkt, maar zijn je banktransacties gemaximaliseerd op 50 per maand. Voor € 30,- per maand is alles onbeperkt. Lekker, dan hoef je nergens meer naar te kijken.

Moneybird koppelingen, met welke programma’s werkt Moneybird makkelijk samen

Een groot voordeel aan Moneybird is in mijn ogen dat Moneybird zo lekker koppelt met andere online tools. Het gaat echt te ver om alle koppelingen te bespreken, maar ik geef je in ieder geval een overzicht van waaraan je kunt denken: https://www.moneybird.nl/kennisbank/api-koppelingen/

Waar ik mijn eigen Moneybird boekhouding mee gekoppeld heb is mijn autoresponder (Autorespond). Ik heb Moneybird gekoppeld aan Mollie (mijn betaalprovider) en ik heb Moneybird gekoppeld aan mijn bank. Daarover vertel ik later meer.

Die koppelingen zijn zo fijn, want dat zorgt ervoor dat je niet handmatig allerlei informatie in moet gaan kloppen of kopiëren en plakken. Met alle kansen op fouten van dien. En wat ik al eerder zei -> dit bespaart je zo enorm veel tijd. Het geeft ook vertrouwen, je wéét dat alles wat in je boekhoudpakket moet komen ook daadwerkelijk daar komt (op af en toe hick ups van je programma’s en koppelingen na natuurlijk).

Bankenkoppeling met Moneybird

Daar is ie dan, mijn belangrijkste pro aan Moneybird: de bankenkoppeling. Ik werk met Profit First en daarom heb ik 7 bankrekeningen. Zeven bankrekeningen waar allemaal boekingen op plaats vinden. Bij mijn vorige boekhoudpakket moest ik al die bankboekingen handmatig uploaden met een MT940-bestand. Op zich ging dat ook makkelijk, maar je maakte ook snel een fout. Dat je met verkeerde datums werkte en dat er ineens bankboekingen dubbel in je systeem kwamen. Of juist bankboekingen ontbraken.

Niet met Moneybird. Dat gaat allemaal automatisch. Hoef ik helemaal niks aan te doen en de saldi van mijn bankrekeningen klopt altijd! Ook zo’n dingetje in mijn oude boekhoudpakket of toen ik nog met Excel werkte. Klopt een saldo ineens niet. Voor je het weet ben je weer een uur verder. Maar niet met Moneybird dus, dat klopt altijd.

Wat dan nog fijner is: Moneybird matcht zelf al de bankboekingen aan de facturen. Alleen als er echt geen twijfel mogelijk is koppelt Moneybird zelf. Hoef je helemaal niks meer aan te doen. Ja, even checken en klaar.

Moneybird offertes

Zelf ben ik geen voorstander van offertes en werk ik liever met vaststaande pakketten en dus ook vaste prijzen. Maar heb jij een bedrijf waarin je offertes moet maken, dan is Moneybird ook zo fijn. Want ja, je kunt offertes maken. Sterker nog, je kunt ook meteen een link toevoegen waarop jouw potentiële klant kan klikken om de offerte te accepteren. En dan kan je vervolgens ook nog eens ingeven wat er moet gebeuren als een offerte geaccepteerd is. Misschien wel direct een factuur versturen. Geen probleem, dan doet Moneybird dat voor je.

Heel je betaalproces in 1x geregeld. Niks hannesen met kopiëren en plakken of alles handmatig overnemen. Nee, lekker in 1x door.

Moneybird overzichten

Krijg jij al de kriebels van de woorden ‘Winst & Verliesrekening’ en ‘Balans’? En weet je al helemaal niet wat het betekent en hoe je de cijfers in die overzichten moet lezen. Laat staan de overzichten maken. Geeft niks, dat doet Moneybird voor je. Geef je accountant vervolgens toegang tot jouw Moneybird-account en jouw accountant kan zeker wel chocolade maken van al die getallen.

Voor mij is de Winst & Verliesrekening ook meteen een mooie manier om snel te zien of ik alles wel juist geboekt heb. Staat er ineens een rare post tussen, dan bekijk ik die post en kijk ik of die wel op de juiste grootboekrekening staat.

BTW aangifte doen met Moneybird

Naast de Winst & Verliesrekening en Balans is er nog zo’n fijn en handig overzicht: het btw-overzicht. Per kwartaal (of welke periode je maar wilt) kun je meteen zien hoeveel btw je de belastingdienst verschuldigd bent.

Je kunt niet alleen zien hoeveel btw je moet betalen, je kunt ook heel snel je btw aangifte verzorgen. Daar moet je wel een aantal stappen voor doorlopen voordat dat automatisch kan, maar als je het ingericht hebt dan gaat het vanzelf. Dan stuur je met een druk op de knop je belastingaangifte in. Ik heb het zelfs al gehad dat ik te vroeg was. Op 1 januari 2020 deed ik aangifte voor kwartaal 4 van 2019 en de belastingdienst kon mijn aangifte nog niet aan ?. Jahaaaa, zo gaat dat. Met een goed boekhoudpakket (en natuurlijk zorgen dat je bij bent met je boekingen) kun je zomaar te ver voor de troepen uit lopen.

De Moneybird app

Weer een favoriet, de Moneybird app. Zo makkelijk en handig. Je kunt veel in de app, maar ik gebruik de app eigenlijk maar voor 1 ding: bonnetjes fotograferen. Je kent het wel, je koopt een kop koffie, betaalt met de pin en je komt terug op kantoor. Bonnetje pleite. En niet meer te vinden. Al helemaal niet meer als je pas na een maand gaat zoeken. Zo kost die kop koffie ineens € 40,- (als je de tijd rekent en kijkt naar je uurloon). En dan heb ik het nog niet eens over de frustraties.

Nou die frustraties heb ik dus nooit meer. Als ik een bonnetje heb dat zakelijk geboekt moet worden, maak ik er direct een foto van (in de app). Daarmee komt het bonnetje in de inkomende facturen en kan ik het later boeken. Ik kan het trouwens ook direct boeken in de app, maar dat doe ik nooit.

Wat ook fijn is met de app, je hebt je overzichten in je broekzak zitten. Als je echt bepaalde gegevens nodig hebt dan open je de Moneybird app en kan je even checken en dan kan je weer verder.

Moneybird workflows

De workflows van Moneybird zijn ook ontzettend fijn. Je kunt van tevoren al beslissen en regelen wat er moet gebeuren als facturen te laat betaald worden. Je kunt de mails en de termijnen van tevoren instellen en is er een klant die te laat betaalt, dan verstuurt Moneybird automatisch de mails. Wil je dat niet, dan kan dat natuurlijk ook. Dan zet je het uit voor die bepaalde klant. Dat kan het geval zijn als je bijvoorbeeld een betalingsregeling met de klant hebt getroffen.

Moneybird review, mijn eigen ervaring

Het zal geen verrassing zijn, maar ik werk heel graag met Moneybird. Zelfs mijn accountant die eerst anti-Moneybird was is inmiddels helemaal om. Ze snapt ook dat dit programma juist voor online ondernemers zo fijn is omdat het met zoveel andere softwarepakketten koppelt.

Voor de rest werkt Moneybird heel intuïtief en makkelijk en doet het programma al heel veel automatisch voor je. Ik zeg eerlijk, ik vind btw aangifte doen gewoon leuk. Zeker als je je boekhouding consequent bijwerkt ben je in een paar minuten klaar.

Ik heb eigenlijk maar 1 ding waar ik me aan erger bij Moneybird. En dat is dat een factuur al als betaald gemarkeerd wordt op het moment dat Mollie (de betaalprovider) een seintje geeft dat een factuur betaald is. Dan is het geld echter nog niet op mijn rekening gestort en dat kan echt heel verwarrend zijn. Ik heb al een paar keer tegen Moneybird gezegd dat ze beter een extra kleur aan kunnen maken naast groen, rood en bruin/geel. Het maakt me niet uit welke kleur maar dat het een kleur is die aangeeft dat er een seintje is dat het geld er is maar dat de factuur nog niet echt afgehandeld is omdat dat geld nog onderweg is. Daar doet Moneybird dan weer niks mee. Maar goed, dit is alleen een probleem voor ondernemers die heel veel facturen hebben en daar ook nog eens deelbetalingen in hebben. Ik ga er dus van uit dat dit voor jou niks uitmaakt.

Het fantastische aanbod dat ik je beloofd heb

Ik schreef het al hierboven, ik heb een fantastisch aanbod voor je. Als lezer van deze blog mag ik een link met je delen waarmee je niet 60 dagen Moneybird gratis mag proberen, maar jij mag 120 dagen gratis proberen.

PS: Meer weten over manieren van online geld verdienen? Bekijk dan mijn uitgebreide blog over online geld verdienen.